8 жовтня у залі засідань Чернігівської міської ради пройшла нарада – семінар з питань архівної справи під головуванням заступника міського голови - керуючого справами виконкому Станіслава Віхрова, участь у якій взяли спеціалісти, що займаються питаннями обліку та збереження документів. Учасники семінару заслухали доповідь про стан та перспективи розвитку архівної справи в місті Чернігові.
Архівний відділ Чернігівської міської ради створено 19 червня 2002 року рішенням третьої сесії міської ради четвертого скликання шляхом реорганізації міського державного архіву. Відділ є виконавчим органом міської ради і в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території міста державної політики у сфері архівної справи і діловодства, поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, веде їх облік, відповідає за зберігання та використання.
Міський державний архів був створений у м. Чернігові у жовтні 1930 року. З липня 1956 року, вже 52 роки міське архівосховище розміщене у приміщені міської ради. Міський державний архів спочатку підпорядковувався Народному комісаріату внутрішніх справ, а з 1959 року – Чернігівському міьквиконкому та міській раді. До речі, під час Великої Вітчизняної війни, у березні 1944 року, міський державний архів мав чисельність 8 працівників.
У архівосховищі відділу зберігається близько дев’ятнадцяти тисяч одиниць управлінської документації 1943 - 2002 років семидесяти дев’яти юридичних осіб міста. У тому числі справи постійного зберігання міської ради за 1971 - 2001 роки, Деснянської районної у місті Чернігові ради за 1974 - 2000 роки, Новозаводської районної у місті Чернігові ради за 1974 - 2001 роки, управління архітектури та містобудування міської ради за 1944 - 2002 роки.
Для отримання інформації з цих фондів до відділу надходить переважна більшість заяв громадян та юридичних осіб.
Постійне зростання документів, що зберігаються у відділі, крім заповнення архівосховища призвело і до значного збільшення кількості звернень та запитів соціально-правового характеру. Якщо у 2002 році надійшло лише 140 таких запитів, то у 2007 – 574, а за дев'ять місяців поточного року їх розглянуто вже 556.
У приміщенні відділу організовано роботу читального залу. У поточному році користувачам читального залу - 119 посадовим особам місцевого самоврядування, працівникам правоохоронних органів, краєзнавцям, іншим відповідальним особам надано для ознайомлення 270 архівних справ.
У відділі в 2008 році розгорнуто три постійно діючі виставки документів:
- з питань оформлення документів;
- до 17-ї річниці незалежності України;
- про голодомор 1932 - 1933 років.
У 2008 році підготовлено, проведено та оформлено протоколи семи засідань експертної комісії архівного відділу міської ради. На засіданнях розглянуто документи 30 юридичних осіб, що знаходяться у зоні комплектування відділу. В тому числі номенклатури 6 установ на 770 справ, описи на 299 справ постійного зберігання та на 104 справи з особового складу восьми юридичних осіб, які передають документи до архівного відділу, описи на 253 справ постійного зберігання та на 617 справ з особового складу п'ятнадцяти юридичних осіб, які не передають документи до відділу та 18 актів юридичних осіб про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду на 6279 справ по 453 позиціям.
За інформацією управління економіки міської ради сьогодні у Чернігові працює 2780 юридичних осіб. Відділом постійно уточнюються списки юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які передають та не передають документи до архівного відділу міської ради. Проведено аналіз стану збереженості документів 42 юридичних осіб – джерел формування НАФ. З них 14 - державної форми власності, 24 – комунальної, 4 – приватної. Лише 34 зазначені юридичні особи мають окремі приміщення для збереження документів. Відсутні обладнані приміщення для зберігання архівних документів у фінансовому управлінні, управліннях економіки, капітального будівництва, культури міської ради, у Комунальному підприємстві "Новозаводське" міської ради, в обласному палаці для дітей та юнацтва.
Для покращення у місті архівної справи та діловодства на офіційному Веб-порталі Чернігівської міської ради http://www.chernigiv-rada.gov.ua у розділі "Нагальні питання" у підрозділі "8. Архівна справа і діловодство" розміщено інформацію, потрібну для правильного складання документів юридичних осіб. А саме:
- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (у редакції наказу Державного комітету архівів України від 25.03.2008 р. N 52) (архів, rar);
- Методичні рекомендації щодо організації роботи з науково-технічного опрацювання документів підприємств, установ і організацій різних форм власності (word, wiz);
- Методичні рекомендації щодо складання номенклатури справ (word, doc);
- Зразки оформлення документів (word, doc);
- Положення про експертну комісію юридичної особи, зареєстроване 11.01.2008 у Міністерстві юстиції України (word, doc).
Для популяризації архівної справи відділом підготовлено ряд публікацій ("Архів працює для людей", "Історія міста у архівних документах", "Архіви на службі територіальної громади тощо) у газетах „Чернігівські відомості”, "Сіверщина", на офіційному Веб-порталі Чернігівської міської ради та на сайті "Чернігівський монітор". Створено електронну адресу архівного відділу Чернігівської міської ради: archivm@ukr.het.
За поданням архівного відділу прийнято розпорядження міського голови від 27.12.2007 № 413–р "Про покращання у місті архівної справи в 2008 році", від 09.06.2008 № 136-р "Про затвердження Положення про експертну комісію та складу експертної комісії архівного відділу Чернігівської міської ради", на шостій сесії міської ради п'ятого скликання 20.03.2008 затверджено нову редакцію положення про архівний відділ міської ради.
Хочу відмітити хорошу роботу щодо упорядкування документів, схвалення та погодження описів, удосконалення номенклатури справ у Чернігівській міській раді. Експертно-перевірною комісією Державного архіву області схвалені описи справ постійного зберігання міської ради, погоджені описи справ з особового складу по 2006 рік включно, а номенклатура справ на 2008 рік. Наполегливо працюють з питань архівної справи у Державній податковій інспекції, в управлінні Державного казначейства у м. Чернігові, Новозаводській районній у місті Чернігові раді, у фінансовому управлінні Деснянської районної у місті Чернігові ради (належно оформлені описи - по 2005 рік включно, номенклатура - на 2007 рік), на комунальному підприємстві Чернігівської міської ради "Редакція Чернігівської міської газети "Чернігівські відомості" (описи та номенклатура на 2007), у Чернігівському професійному ліцеї залізничного транспорту (описи по 2006 рік). Постійно працюють над покращенням номенклатури також у Фінансовому управлінні Новозаводської районної у місті Чернігові ради (в ЕПК погоджена номенклатура на 2008 рік), у комунальних підприємствах "Новозаводське" (також на 2008 рік), "Деснянське" (на 2006 рік), у Фонді комунального майна міської ради, в управліннях культури, капітального будівництва, торгівлі та послуг міської ради (номенклатури на 2006 - 2007 роки погоджені з ЕПК ). В інших підприємствах, установах та організаціях міста також проводиться послідовна діяльність з питань архівної справи.
Разом з тим, ще багато роботи щодо упорядкування документів, складання описів, вдосконалення номенклатур справ необхідно зробити фінансовому управлінню, управлінням житлово-комунального господарства та охорони здоров’я міської ради, Деснянській районній у місті раді, у Чернігівському базовому медичному коледжі, в обласному палаці для дітей та юнацтва. Викликає також тривогу відношення до архівної справи в Чернігівській спеціальній загальноосвітній школі-інтернаті Чернігівської обласної ради, у Чернігівському кооперативному технікумі, на ВАТ "Чернігівська кондитерська фабрика "Стріла", у Чернігівському музичному училищі ім. Л.М.Ревуцького, в школі-інтернаті ім. Ю.М.Коцюбинського, у Чернігівському державному інституті права, соціальних технологій та праці, у міському комітеті профспілки працівників освіти та науки.
Знищити архіви можна швидко, а зібрати і зберегти безцінну спадщину України, яка ґрунтується на документах установ дуже непросто. І якщо документи, що мають постійний термін зберігання - це історія установи, міста, держави то кожен документ із особового складу - ще доля окремої людини, що буде потребувати підтвердження стажу роботи, розміру доходів, іншої необхідної інформації, можливо це доля кожного з вас.
Хочу сконцентрувати увагу відповідальних за архівну справу та діловодство в установах, підприємствах та організаціях, щодо наступних питань:
1 В усіх установах щорічно у грудні керівник затверджує підготовлену службою діловодства номенклатуру справ на наступний рік, схвалену на засіданні експертної комісії вашої установи. Один раз на 5 років номенклатура надається до архівного відділу міської ради для погодження з Експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області.
2. До кінця поточного року необхідно упорядкувати документи постійного терміну зберігання та з особового складу, скласти відповідні описи по 2005 рік включно.
3. Знищення в установі документів без схвалення описів справ постійного зберігання та погодження описів з особового складу і акту про знищення документів Експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області є незаконним і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством.
4. Особливу увагу прошу звернути на умови зберігання документів та належну їх охорону.

Геннадій Крисько, начальникархівного відділу міської ради, http://chernigiv-rada.gov.ua